În Cluj, adevărul despre birocrație nu se află în povești, se află în dosare. Îl simți când îți pui actele pe masă, le îndrepți, le numerotezi cu grijă, apoi îți dai seama că cea mai mare problemă nu e mașina, ci limba în care vorbește hârtia. Mașina, săraca, tace. Actele, în schimb, vorbesc în germană, italiană, franceză, uneori în maghiară, și te obligă să îți găsești un traducător înainte să găsești un loc de parcare.
Întrebarea despre traduceri legalizate apare aproape întotdeauna când omul e deja cu un picior în drum. Ai cumpărat, ai plătit, ai adus mașina, ai făcut asigurarea, ai prins un slot la RAR sau ai încercat măcar. Și, când crezi că ești pe linia de sosire, începe partea aceea de roman administrativ în care fiecare capitol are altă ștampilă.
Oamenii întreabă, pe bună dreptate, dacă traducerile legalizate sunt obligatorii. Pentru că, sincer, nimeni nu vrea să plătească două ori pentru același lucru. Și nimeni nu vrea să piardă o zi doar ca să afle că lipsește o formalitate care părea, la prima vedere, un detaliu.
În Cluj, răspunsul nu e un „da” sau „nu” spus dintr-o suflare. E mai degrabă un „depinde de pasul la care ești” și, din când în când, un „mai bine să fii pregătit”. Iar dacă asta sună vag, nu e vina mea, e felul în care funcționează traseul actelor.
De ce întrebarea nu e deloc simplă
Mulți pornesc cu ideea că există o singură instituție care decide tot. În realitate, dosarul auto trece prin mai multe mâini. Și fiecare mână are o sensibilitate proprie.
Registrul Auto Român se uită în primul rând la identitatea tehnică a vehiculului. Autoritatea de înmatriculare se uită la evidență și la coerența documentelor. Direcția de taxe locale se uită la actul de dobândire, pentru că acolo se sprijină impozitul, obligațiile, eventualele controale. Între aceste instituții, traducerea e puntea. Iar legalizarea e, uneori, bariera de siguranță pe care o ridică mai ales zona fiscală.
Mai e și diferența dintre ce scrie în acte normative și ce se aplică în practică. Nu e o chestiune de capriciu personal, deși uneori așa se simte. E mai mult o practică locală, o interpretare, o rutină. Clujul fiind un oraș cu multe tranzacții și multe mașini aduse din afară, are o tendință spre rigoare. Câteodată îți prinde bine. Alteori te scoate din sărite.
Traducere autorizată și traducere legalizată
În vorbirea de zi cu zi, oamenii spun „traducere cu ștampilă” și se așteaptă ca ștampila aceea să rezolve tot. Numai că există două tipuri de „oficial” aici, și e bine să le separi, ca să nu plătești aiurea.
Traducerea autorizată este făcută de un traducător autorizat. Asta înseamnă că traducătorul are drept legal să traducă acte pentru instituții, își asumă traducerea prin semnătură și ștampilă și, de obicei, atașează o formulă prin care declară că traducerea este conformă cu originalul.
Traducerea legalizată pornește de la aceeași traducere autorizată, doar că trece pe la notar. Notarul nu îți verifică fiecare rând, nu judecă dacă traducerea e „frumoasă”. El legalizează semnătura traducătorului, adică certifică faptul că semnătura de pe traducere aparține acelui traducător autorizat.
Știu, pare o diferență subtilă. Dar în practică este diferența dintre un document acceptat rapid și un document întors la completări.
Ce face, de fapt, notarul
E un mit destul de răspândit: că notarul ar garanta traducerea ca fiind corectă. Nu chiar. Notarul garantează identitatea semnăturii, nu conținutul traducerii. Cu toate astea, instituțiile iubesc forma. Iubesc lucrurile care arată standardizat, care au pași clari, care pot fi arhivate fără discuții.
De aceea, uneori, traducerea legalizată e cerută nu pentru că ar aduce informație nouă, ci pentru că adaugă un strat de procedură, un strat care le oferă confort celor care lucrează cu dosare multe.
Ce acte auto ajung cel mai des la traducere
Când spui „acte auto”, ai putea vorbi despre o grămadă de hârtii, unele foarte previzibile, altele surprinzător de ciudate.
În scenariul clasic, pentru o mașină cumpărată din străinătate, apar certificatul de înmatriculare străin, actul de vânzare sau factura, uneori un certificat de conformitate sau un document tehnic similar, și, în anumite situații, dovada radierii sau mențiuni legate de export.
Mai apar și documente care au miros juridic: procuri, împuterniciri, declarații, acte de moștenire. În momentul în care intri în zona asta, traducerea devine mai sensibilă. Și, de cele mai multe ori, apare și cerința de legalizare, pentru că intri într-un circuit în care notarul oricum are un rol.
Actele auto sunt, în fond, o combinație între tehnic și juridic. De aceea, aceeași mașină poate cere traducere autorizată într-un loc și traducere legalizată în alt loc.
Înmatricularea și regulile generale
În procedurile de înmatriculare, regula generală este că documentele străine trebuie însoțite de traducere autorizată în limba română. Asta apare, în mod obișnuit, în reglementările care descriu actele necesare pentru înmatriculare sau pentru autorizația provizorie de circulație.
În limbajul acesta administrativ, „autorizată” este cuvântul care apare cel mai des. Cu alte cuvinte, pentru partea de înmatriculare, în multe situații, traducerea autorizată este suficientă.
Totuși, există acea zonă practică în care funcționarul îți poate cere și legalizare, mai ales dacă documentul arată neobișnuit, dacă are elemente greu de citit, dacă este o copie neclară sau dacă dosarul are lacune și se încearcă întărirea pieselor pe care le ai.
Nu îți spun asta ca să te sperii, ci ca să nu te mire. Uneori, o cerință de legalizare nu vine dintr-o regulă scrisă în mod explicit pentru fiecare caz, ci dintr-o prudență a instituției.
Numerele provizorii și graba
Când vrei numere provizorii, graba se simte altfel. E genul de grabă care îți dă impresia că fiecare zi înseamnă bani și nervi. Acolo, documentele de înmatriculare străine și actul de proprietate sunt esențiale. Traducerea autorizată este, aproape invariabil, pasul minim. Fără ea, dosarul nu are cum să fie înțeles.
Și tot acolo apare un obicei al oamenilor: încearcă să reducă numărul de pagini traduse, ca să scadă costul. Doar că paginile „în plus” sunt uneori exact cele care conțin mențiunile importante: radiere, export, modificări, observații. Dacă lipsesc, te întorci.
RAR și logica tehnică
La RAR, lucrurile au o altă vibrație. Acolo nu te judecă nimeni după contract, te judecă după serie, după identitate, după conformitate. Ei îți cer documente care să arate istoricul vehiculului, iar pentru vehiculele înmatriculate anterior în UE se pune accent pe documentul de înmatriculare din țara de origine și pe documentul de achiziție.
RAR, în mod obișnuit, nu cere legalizarea traducerilor ca un reflex general, pentru că notarul nu adaugă nimic verificării tehnice. Ce adaugă, însă, e claritatea. Dacă documentele sunt într-o limbă greu de interpretat sau dacă există mențiuni care trebuie înțelese exact, traducerea devine importantă. Și nu pentru că cineva vrea să te pună pe drum, ci pentru că, fără traducere, se lucrează cu presupuneri.
Un detaliu interesant, care merită ținut minte, e că RAR scanează și transmite în format digital anumite documente către ANAF. Asta face ca lizibilitatea să conteze foarte mult. O traducere făcută prost sau pe o copie neclară poate deveni, în format scanat, aproape inutilă.
Etapa care schimbă tot în Cluj: taxele locale
Dacă ar fi să aleg un singur loc unde oamenii se lovesc cel mai des de cerința de legalizare, acela este, fără îndoială, zona de taxe și impozite locale.
În Cluj-Napoca, informațiile publice despre declararea mijloacelor de transport cumpărate din străinătate menționează explicit că se cere contractul de vânzare cumpărare și traducerea acestuia în limba română, iar traducerea este cerută în formă legalizată. Tot acolo apare și situația în care, dacă nu ai încă cartea de identitate a vehiculului eliberată de RAR și folosești documentul de identitate eliberat de țara de unde ai achiziționat vehiculul, se anexează traducerea legalizată.
Aici se află răspunsul, cel mai concret, la întrebarea ta. În Cluj, traducerile legalizate nu sunt cerute pentru fiecare pas din traseu, dar sunt cerute, destul de clar, pentru etapa de luare în evidență fiscală în anumite situații.
De ce tocmai acolo se cere legalizare
E ușor să te gândești că primăria îți pune piedici. Dar, dacă te uiți rece, contractul tradus devine baza pentru evidența fiscală. Este actul care spune cine a dobândit vehiculul, când, în ce condiții. Dacă există o neconcordanță, se poate ajunge la contestații, la verificări, la discuții.
Legalizarea nu face contractul „mai adevărat”, dar îl face mai bine încadrat procedural. Într-o instituție care arhivează mii de dosare, această standardizare contează.
Mai e și partea omenească. La taxe trec oameni de toate felurile, cu hârtii de toate felurile, unele impecabile, altele scrise de mână, altele traduse de prieteni binevoitori. Cerința de legalizare funcționează ca o sită, nu perfectă, dar simplă.
Când e suficientă traducerea autorizată
Sunt multe cazuri în care nu ai nevoie să treci pe la notar. Dacă documentul este standard, dacă instituția cere doar traducere autorizată și dacă dosarul arată coerent, atunci traducerea autorizată poate fi tot ce îți trebuie.
Certificatul de înmatriculare străin, în special pentru țări europene, are un format destul de previzibil. Rubricile sunt similare, informațiile sunt în aceeași zonă, iar traducătorul poate reda totul fără să apară ambiguități.
La fel, documentele tehnice, când există, sunt mai degrabă informative. Dacă cineva vrea să vadă norma de poluare sau anumite caracteristici, o traducere autorizată este, în mod normal, suficientă.
În plus, uneori, legalizarea încarcă dosarul inutil. Sunt pagini în plus, anexe, ștampile, și, culmea, pot apărea confuzii dacă nu păstrezi ordinea perfectă. Nu e o regulă, dar am văzut situații în care „mai mult” a însemnat „mai greu de urmărit”.
Când merită să alegi legalizarea din prima
Dacă știi că urmează să depui contractul la taxe în Cluj și contractul este în altă limbă, e prudent să alegi din start traducere legalizată, ca să nu faci două drumuri.
La fel, dacă ai documente cu natură notarială, împuterniciri, declarații autentice, orice fel de act care implică deja un circuit legal, atunci legalizarea traducerii e aproape inevitabilă.
Mai este și situația copiilor. Dacă nu ai originalul la îndemână, dacă lucrezi cu copii, dacă documentul străin arată obosit sau are mențiuni greu de citit, legalizarea poate ajuta din perspectiva instituției care primește dosarul. Nu e un ajutor magic, dar e un plus de „ordonare” a formei.
În punctul acesta, mulți oameni aleg soluția comodă: un birou care poate face traducerea autorizată și poate obține și legalizarea, fără ca tu să alergi între un birou și un notar. Și e genul de comoditate care nu e rușinoasă. E doar practică.
Apropo, dacă vrei să scurtezi plimbările și să îți ții nervii cât de cât în buzunar, e util să ai un punct unic de rezolvare, gen Cluj traduceri, tocmai pentru că îți rezolvă treaba cap coadă fără să îți facă din dosar un sport de anduranță.
Apostilă și legalizare, confuzia clasică
În discuțiile despre acte apare, inevitabil, și apostila. Oamenii o aud și o pun lângă legalizare, ca și cum ar fi aceeași monedă cu alt nume. Nu e.
Apostila este o formalitate prin care un stat confirmă autenticitatea unui act public pentru a fi folosit într-un alt stat. E o chestiune de recunoaștere internațională a actului, nu o chestiune de traducere.
Legalizarea traducerii este o formalitate internă, legată de semnătura traducătorului. Poți avea acte care au nevoie de apostilă și, separat, traducere legalizată. Poți avea acte fără apostilă, dar cu traducere legalizată, dacă instituția românească cere forma aceasta.
La acte auto, pentru achiziții intracomunitare, multe situații se rezolvă fără apostilă. Dar dacă intră în dosar un act notarial străin sau un document care are statut de act public în sens strict, e bine să te informezi. Nu să presupui, pentru că presupunerile costă.
Un detaliu care pare mic, dar îți poate strica ziua: numele
Am văzut oameni care au fost întorși din drum pentru că numele lor apărea diferit în documentele străine față de actul de identitate românesc. Diferența poate fi banală: o literă, o diacritică lipsă, o transliterare.
Pentru instituții, însă, numele trebuie să fie consecvent. Traducătorul bun poate păstra consecvența, poate explica transliterarea când e nevoie, poate reda exact cum apare în actul original. Pare un moft. Dar mofturile astea țin dosarul în picioare.
Cum îți pregătești dosarul ca să nu te plimbi degeaba
Nu există o formulă care să îți garanteze că nu vei avea nicio surpriză, dar există o metodă care reduce surprizele.
Începe prin a te gândi la traseu, nu la actul singular. Ai RAR, ai înmatriculare, ai taxe locale. În Cluj, pasul de taxe e cel mai predispus să îți ceară traduceri legalizate pentru contract și, în unele cazuri, pentru documentul străin al vehiculului.
Apoi, ai grijă la lizibilitate. Dacă ai copii, fă-le bune. Dacă ai scanuri, fă-le clare. Nu te baza pe fotografii tremurate. În arhivele instituțiilor, documentele se scanează, se stochează, se caută. Dacă pagina este neclară, traducerea devine aproape inutilă.
Mai e un lucru pe care îl spun cu un fel de jenă, pentru că pare prea simplu: nu traduce doar „ce îți pare important”. Traduci tot ce conține informație. Ștampile, mențiuni, observații, anexe. În practica dosarelor auto, fix acolo se ascund surprizele.
Și, dacă ai de legalizat, asigură-te că traducătorul poate face legalizarea la un notar cu care colaborează. Nu toți traducătorii au specimen depus la orice notar, iar dacă nimerești prost, riști să ai traducerea în mână și să nu o poți legaliza fără alt drum.
Două întâmplări care seamănă izbitor cu realitatea
Am auzit de nenumărate ori scena cu contractul în italiană. Omul își face traducere autorizată, convins că e suficient. La taxe, i se cere traducere legalizată. Nu e scandal, nu e tragedie, dar e un drum în plus. Și, de obicei, omul pleacă bombănind, nu pentru bani, ci pentru timpul pierdut.
Și mai e scena cu actul străin al vehiculului, când cineva vine înainte să aibă CIV de la RAR, crezând că poate pregăti restul. În Cluj, dacă folosești documentul străin ca bază la taxe în lipsa CIV, cerința de traducere legalizată poate apărea. Aici surpriza e mai mare, pentru că omul are impresia că face „un pas înainte”. Iar administrația îi spune, calm, că pasul înainte trebuie făcut cu un document într-o anumită formă.
În Cluj, traducerile legalizate nu sunt obligatorii pentru toate actele auto și pentru toate etapele. Pentru multe proceduri de înmatriculare, traducerea autorizată este, în mod normal, suficientă.
Dar, în Cluj-Napoca, la etapa de declarare și luare în evidență fiscală, există cerințe publicate care cer traducere legalizată pentru contractul de vânzare cumpărare și, în anumite situații, pentru documentul străin de identitate al vehiculului atunci când nu ai încă CIV de la RAR.
Dacă îți pregătești dosarul ținând cont de asta, ai șanse mari să îți păstrezi nervii întregi. Și, poate, să îți amintești perioada aceasta nu ca pe o cursă de obstacole, ci ca pe un episod mai plictisitor din drumul firesc al unei mașini care, până la urmă, ajunge și ea, ca orice lucru adus de departe, să aibă „buletin” românesc.
